Los tiempos cambian y todos los sectores se ven afectados por la ubicua transformación digital. Y no siempre a resultas de nuevas aplicaciones tecnológicas, los cambios de preferencias e intereses en el consumidor suponen profundas modificaciones de las normas establecidas.
Tal es el caso del Facility Management, una de las tendencias de mayor empuje en los sectores de la construcción e inmobiliario. Revisemos hoy en qué consiste esta disciplina relativamente reciente y profundicemos en cómo puede ser de utilidad en el contexto actual.
¿En qué consiste el Facility Management?
Si nos ceñimos a la traducción del término, Facility Management sería algo tan sencillo en el lenguaje sectorial como “gestión de activos”. Sin embargo, el concepto es mucho más profundo: se trata de englobar en un único entorno la gestión del inmueble y los servicios que perciben las personas que viven, trabajan o se hospedan allí. La gestión unitaria genera fiabilidad en el cliente, eficacia en el servicio, rapidez en la toma de decisiones y seguridad en los procesos.
La International Facility Management Association define esta disciplina de la siguiente manera: “(…) engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles”.
La gestión integral de los activos no solo es la gran ventaja del Facility Management sino los cimientos sobre los que se asienta su actividad. Desde el mantenimiento a la explotación, las organizaciones –sean públicas o privadas- pueden apoyar sus activos con servicios asociados directamente a ellos y gestionados por un mismo grupo para obtener mayor dinamismo.
Son muy numerosos los beneficios que proporciona disponer de un servicio como el de Facility Management, ya que al analizar y valorar las necesidades de los inmuebles se pueden encontrar oportunidades de ahorro y reducción de costes. Se pueden aprovechar y adaptar los espacios para facilitar la comunicación en las viviendas e implementar mejoras y soluciones tecnológicas adecuadas, así como adoptar políticas de eficiencia energética y sostenibilidad, acordes con la creciente sensibilización y conciencia energética.
Cómo se aplica el Facility Management
El abanico de funciones y responsabilidades del Facility Management es muy amplio y podemos resumirlo en los siguientes puntos:
- Administración de la propiedad: estrategia de la cartera, gestión y servicios de arrendamiento, etc.
- Gestión del proyecto: búsqueda de la ubicación, nuevas construcciones o remodelaciones y mantenimiento de cerramientos, entre otras.
- Mantenimiento y reparaciones generales, desde la reparación de instalaciones a mantenimiento de jardines.
- Servicios y operaciones de construcción: eliminación de residuos, gestión de plagas; en general servicios de seguridad y salud de los ocupantes.
- Servicios de oficina: mensajería, telefonía, impresoras, almacenamiento, vehículos y aparcamientos, etc.
- Planificación y programación: de recursos, de desarrollo, de espacios.
- Gestión y mantenimiento de las aplicaciones.
- Apoyo y servicios de los empleados: lugares de descanso y recreo, servicios de comunidad, etc.
El Facility Management no tiene que ir necesariamente aplicado a viviendas u oficinas, sino que puede servirse en edificios destinados a fines muy diversos, como hospitales, centros comerciales o incluso aeropuertos.
Herramientas y alternativas del Facility Management
En España era habitual encontrar, en los edificios de oficinas, una empresa que se dedicaba a la gestión de los diferentes servicios del inmueble bajo la denominación de “Servicios Generales”. La principal dicotomía con el Facility Management es que el inmueble y la gestión aquí recaen en las mismas manos, permitiendo una visión centralizada del negocio y de todos los servicios prestados.
Además, fondos de inversión, bancos o servicers cuentan a menudo con un alto volumen de activos que requieren actuaciones puntuales. Esto puede ocasionar confusión y una gestión dispersa y poco eficaz si los diferentes servicios están oficiados por un número de empresas que no cuentan con comunicación directa entre sí.
Avintia Servicios dispone, desde febrero de este año, una plataforma CRM de desarrollo propio destinada a la gestión integral de inmuebles. Como os contamos en un artículo anterior, la importancia de recopilar y utilizar todos los datos a nuestro alcance es un gran valor para la actividad del Facility Management.
Diferencia entre Facility Services y Facility Management
No obstante, y ahora que hemos hablado de la plataforma de gestión integral de Avintia Servicios (Ó-PTIMA) queremos finalizar con una puntualización sobre las diferencias entre Facility Services y Facility Management, que se podría reducir a la siguiente idea: servicios puntuales o gestión integral llave en mano.
Por ejemplo, con Ó-PTIMA, Avintia Servicios puede controlar en una sola herramienta digital todas las incidencias, procesos y proyectos de forma transversal. Así podrá ofrecer una mayor rapidez en la respuesta y brindar un servicio más eficiente. En definitiva, sus clientes estarán más satisfechos dado que la visión 360º de su actividad le permitirá mejorar ostensiblemente la prestación del servicio. Aquí hablamos de Facility Services.
Sin embargo, cuando hablamos de Facility Management –como hemos explicado a lo largo del post-, hacemos referencia a una disciplina que va más allá del servicio. De hecho, el Facility Management es la gestión integral de todos los servicios, llevado a cabo por una empresa o compañía, de un inmueble completo o un activo concreto.
